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天津龍威糧油工業:信息化是企業長遠發展的關鍵性戰役

食用油行業是一個發展迅速,競爭激烈、受國際市場波動影響較大的行業,身處其中的天津龍威糧油工業有限公司(以下簡稱龍威糧油)則正是這一行業中快速發展的一家企業。如何在復雜多變的行業環境中管理這一發展速度及規模不擴大的企業,已成為龍威糧油健康、持久戰略發展和提升運營管理的切實需要。

天津龍威糧油工業有限公司總部坐落于天津港保稅區,是一家在國內外糧油行業頗具影響力的中外合資企業,是國內棕櫚油市場占有率第一的研、產、銷一體化企業。現擁有天津市聚龍貿易有限公司、天津市聚龍糧油有限公司等多家關聯企業和 10多個國內分公司與辦事處,在馬來西亞、印度尼西亞等地都建有分公司。經過15年的發展,龍威公司在業務上已和頂新集團、華龍集團、伊利集團、蒙牛集團、中糧集團、嘉里糧油等國內外著名食品企業建立了長期的戰略伙伴合作關系。

棕櫚油以其易消化、吸收和油質平穩不易氧化變質的特性,而成為世界上應用最廣泛的烹飪及食品制造業的大宗油類產品之一。目前,龍威糧油的棕櫚油產品已廣泛用于康師傅、華龍、伊利、蒙牛、福臨門、金龍魚等知名產品中。

龍威糧油的產品

管理升級需要信息化建設

隨著企業不斷壯大,龍威糧油領導層也逐漸意識到:原來的管理模式已成為制約龍威糧油進一步發展的瓶頸,要想突破,就要實現企業的信息化管理模式。

為了提升企業管理能力,促進企業規模的進一步擴大, 2007年龍威糧油開始從企業群模式向集團化模式的轉變,相應的,企業管理模式也在原有管理基礎上逐步滲透信息化管理要素。為了配合企業管理能力的提升,優化和完善企業管理流程,龍威糧油以組建集團信息化推動、實施小組為標志拉開了龍威糧油整體信息化平臺建設的序幕。

對于企業信息化建設,集團信息化推動、實施小組根據公司的實際情況制定了具體的實施步驟:一套好的信息化系統對公司的發展十分重要,整個建設過程需要穩扎穩打,按照一定的步驟來進行,既要有速度又要有質量。對龍威來說,這更是企業管理模式轉變的工具和橋梁。為此,選擇先統一企業郵箱,提高龍威對內對外的溝通效率。隨后引入用友ERP-U8企業應用套件和致遠協創A6協同管理軟件作為龍威管理信息化的重要工具。通過ERP的引入,龍威可以實現資金流、物流的管理,做到企業內部的管理挖潛。而通過A6的引入,龍威可以對其組織進行更好的管理,實現公司管理制度落地。

協同推動管理進步

企業組織管理在信息化條件下,就是采用協同方式對其進行管理。集團信息化推動、實施小組的行為目標是:協同管理軟件可以有效地推行新的管理模式,使先進的管理思想在企業日常運營中落到實處,從而使組織行為得到有效的變革。

由原來較為傳統的管理向快速反應的信息化管理轉變的龍威糧油,其中的變革,OA項目組成員閆亮感受很深。他介紹道:“如果單從效率角度來說,某些情況下人本管理的執行效率未必低于流程管理,但企業要做大做強,就必須在管理理念中融合標準化、流程化的思想。” A6協同管理軟件中獨有的“二元化工作流”中的“一元”即“模板+流程”正是標準化、流程化管理的縮影。

據了解,目前A6在龍威糧油的應用主要集中在財務、人力資源、行政以及貿易、合同管理等方面,涉及公司財務、行政、法務等多個部門。根據龍威的管理制度,很多審批都要經過法務和審計部門的審核。“從項目開始到法務、審計等部門的審核再到分管領導審批,我們需要有清晰的流程來確保每一項目都得到各節點切實地審核。”而且,龍威在審批的過程中,充分利用了A6的項目管理以及震蕩回復功能,來保證每一個參與該項目的人員都能夠充分地溝通和了解背景知識以及閱讀相關的項目文檔。

“由于各個審批節點充分利用了震蕩回復的功能,公司高管在進行協同最終審批時能夠快捷而全面地了解相關工作的背景信息和執行情況,整個工作流的執行效率得到明顯提高。”

提到項目管理中的文檔,就不能不提到文檔管理。龍威糧油靈活利用了這一功能,將其作為宣講企業內部政策的“司法解釋”平臺。龍威不斷發展且向集團化改制的過程中,很多制度尚在不斷調整之中,原有的政策也需要重新的解釋和修訂。利用A6中的文檔管理功能,可以輕松、便捷的對相應的管理條文進行修改及發布。談到這里,集團信息化實施小組的成員舉了龍威內部財務報銷的例子:總部財務部門制定的財務報銷制度,下發到各個大區后,由于各大區的情況不一,報銷的流程和種類也不一,當這些信息反饋到總部財務部門后,財務部根據反饋意見對報銷流程進行了有針對性的說明和解釋。通過A6的文檔管理,相關文檔可以快速重新發布,并通知到相關人員。提高了辦公效率,減少了反復溝通的成本。

“除了工作帶來便利,A6的使用,也給企業管理人員帶來職業能力的提升,特別是對于那些沒有接觸過信息化管理方式的員工。尤其是時間管理、項目管理、移動辦公的應用,加強了員工的時間觀念、進度觀念以及遠程辦公的概念。而且A6中協同追蹤、催辦功能,也使發起者、參與者、審批者三方能更好地了解事項的進度,實現了公開化、透明化、可監督化的管理,提高了企業管理水平。”

A6在管理上龍威糧油帶來的諸多好處,也從并發數的增加上得到了印證。從2007年12月首次購買A6系統,到2008年7月,短短半年,龍威已經兩次增加并發,至今并發數在第一次的基礎上增長了50%。龍威糧油信息與風險管理事業部汪剛說道:“A6在我們公司應用的還可以,上線情況還不錯,所以我們兩次增購了并發許可。”他簡單的話語道出了A6在龍威的受歡迎度。

推廣需要科學手段

和其他項目一樣,并不是企業中每一個人都會立即接受一種新的工作、管理方式的。對于這一點,龍威從兩方面著手:

一是做好培訓工作,包括電腦技能培訓和A6專項培訓。首先是基本技能培訓,龍威分布在全國各地的員工,電腦水平參差不齊,對信息化的認識水平不一。必須通過統一的培訓工作,提升員工信息化操作技能以及信息化管理意識,為A6進入日常工作鋪平道路。其次是A6的專項培訓,龍威采取了中層人員全員培訓,基層人員至少超過2/3的人員參訓,領導多輪培訓、領導助理重點培訓等方式。既保證了流程發起端的基層部門的使用能力,又確保了中層審批層的順利流轉,也保證了最終領導審批的最終審批,讓整個管理審批流程得以順利運轉,不會由于任何一個層級的抵觸,而讓整個系統形同虛設。

二是自上而下的推廣模式,已經上線的剛性流程原則上只能通過OA系統進行流轉。首先在A6的實施階段,為保證項目建設成功,龍威糧油董事長在項目實施過程中對信息化分管領導給予大力支持和明確授權,并明確了其在龍威信息化建設過程中作為負責人的地位。其次,為了確保整個A6系統的順利運行,集團信息化推動、實施小組在龍威內部倡導:對于已經運行在A6系統上的流程,只能使用A6協同系統來完成該事務的處理,以前的工作模式統統廢棄不用。這種自上而下的推動方式很快就收到了成效,試點部門應用后工作效率大大提高。其他部門也開始積極行動,主動對本部門的工作流程進行梳理,要求放在A6上運行。一時間,“隱形流程顯性化、顯性流程固定化、固定流程高效化”成為龍威糧油各部門追求的目標。

符合業務需求才是真正的易用

單有培訓和“一把手”的強力推行,并不能保證A6系統在龍威糧油真正成功。這還有一個關鍵,就是協同管理軟件一定要符合企業業務發展的需要,需要走一個從柔性到剛性,從“我被要求這樣”到“我覺得應該這樣”的過程。

龍威糧油在實施過程中,就注意到了這一點。因此,它并沒有將企業日常的各種事務,一股腦地都放在A6系統中做成“表單+模板”式的剛性模板協同,而是有選擇地將已成熟的工作流程放在協同平臺上試運行。當整個A6系統剛剛上線的時候,龍威只有為數不多的幾個剛性流程。

對于其他的協同工作,龍威糧油則充分利用A6獨有的自建協同功能。主要原因是:一方面龍威還是一個不斷變革、發展的企業,流程需要不斷的修改。另一方面龍威先采用以原有的管理模式,對流程化、信息化管理模式不熟悉。一開始采用使用大量模板協同的固定流程,無形中提高了員工使用的門檻。而采用柔性流程則不同,龍威內部通過自由協同,使每個員工更加熟悉A6的操作方式、協同理念,降低了使用門檻,也增加了對A6的接受程度。比如部門的當日工作匯報,通過A6協同給領導及部門同事,實現了部門內的協同。

目前,龍威已實現部門間協同。例如行政辦公室要招聘人員,需要告知人力資源部,則行政部門需要發起一個協同,請人力資源部門配合來做人員招聘工作。部門間協同是部門內協同發展的必然結果,也是尊重業務發展需求,尊重員工辦公需求的必然結果。當員工認為將其經常使用的柔性流程固化成剛性流程更好時,員工會主動要求將其固化成為剛性的模板協同。這時,龍威員工的協同意識從“我被強迫這樣”變成“我覺得應該這樣”。此時A6的易用性就表現出來了。下一步,龍威要做的是企業群體內各實體間的協同,這也是龍威業務發展使然。

事實上,作為企業管理信息化解決方案,協同辦公是每一企業管理效能提升不可或缺的工具。致遠A6協同管理軟件已在龍威糧油成功運行半年時間,不僅為龍威糧油搭建起異地管理的橋梁,還使龍威糧油高層管理者可以隨時隨地處理公司事務,全程掌控布置給下屬的工作,并將整個過程完整保留,做到有跡可尋。而且A6的采用,讓龍威的領導可以在只要能上網的地方就可以快速地處理他需要處理的工作,找他想要找的人,讓公司的事務能夠順利地流轉解決。

而且,從并發數增長50%的情形看,既說明了A6已在龍威成功推廣,又證明了當初所規劃的穩扎穩打,速度質量并重的穩健推進建設方針得到了具體的落實,更說明了A6確實符合龍威辦公管理要求。

“信息化項目的實施是龍威提升管理能力,實現企業長遠發展的關鍵性戰役!” 龍威糧油高層在一次企業高層會議上的明確表態,也從另一個側面為龍威糧油信息化建設及管理能力建設提升做了一個有力的注腳。

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